Das Datenschutzrecht bestimmt, dass jeder Betroffene das Recht hat, zu wissen, was andere über ihn wissen, d.h., welche Daten sie über ihn gespeichert haben. Es legt fest, wann Betroffene darüber informiert werden müssen, welche Daten zu ihrer Person verarbeitet werden.
Für die Betroffenen leiten sich daraus verschiedene Rechte ab, deren Einhaltung der Verantwortliche sicherstellen muss.
Die Voraussetzung zur Einhaltung der Anforderungen an die Transparenz ist, dass dem Verantwortlichen die dafür notwendigen Informationen vorliegen. Dazu muss er sich einen Überblick verschaffen über
- die Struktur seiner Datenverarbeitung
- die Prozesse, in denen Daten verarbeitet werden
- die Technik mit der die Daten verarbeitet werden
- die internen Datenflüsse
- den Datenaustausch mit externen Stellen.
- Auf Verlangen der Datenschutzaufsichtsbehörde muss der Verantwortliche jederzeit den Nachweis erbringen können, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten in seinem Unternehmen den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
- Dem Auskunftsverlangen eines Betroffenen darüber, ob und welche Daten zu seiner Person gespeichert sind, ist schnellstmöglich nachzukommen.
- Bei Datenschutzpannen ist entsprechend dem Risiko für die Betroffenen innerhalb von 72 Stunden eine Meldung an die Datenschutzaufsichtsbehörde abzugeben, eine Information an die Betroffenen kann erforderlich sein.
Bei Nachfragen durch die Aufsichtsbehörde oder im Ereignisfall müssen sie vorliegen. Innerhalb der gesetzlich geforderten Fristen lassen sich die benötigten Informationen erfahrungsgemäß nicht beschaffen.
Wir erarbeiten mit Ihnen sämtliche benötigten Unterlagen, sodass Sie für alle Fälle gewappnet sind.